Comment organiser un voyage d’affaires ?

Le voyage d’affaires est un voyage professionnel que l’on associe à des objectifs économiques. Au long de celui-ci, on rencontre des partenaires ou des prospects et on renforce les liens qui se tissent avec les clients. Cependant, organiser un tel voyage est souvent synonyme d’anxiété. Nous vous livrons ici les conseils pour vous permettre de vous retrouver plus aisément.

Écrirez un mémento du voyage d’affaires

Le voyage d’affaires est aussi synonyme de rendez-vous et de déplacements sur une période donnée. Pour garder une vision globale et claire, il faut penser à noter tout le déroulement du voyage ainsi que les heures d’arrivée et heures de départ des rendez-vous. Ainsi, on a moins de mal à visualiser les destinations et on évite d’en oublier une. En effet, une simple négligence pourrait avoir des répercussions négatives sur votre entreprise et sur tout votre voyage.

Par ailleurs, n’oubliez pas que les autorités peuvent vous questionner sur les raisons de votre voyage à tout moment dès que vous arrivez dans le pays. Ainsi, pour votre voyage d’affaires, pensez à rassembler les documents et papiers qui justifieront votre présence sur place. Ce sont par exemple :

Les contacts des professionnels ;

Les documents de votre société ;

La carte de travailleur ;

…

Si vous n’avez pas d’idée sur les papiers à préparer, vous pouvez toujours solliciter les agences de voyage qui se feront un plaisir de vous aiguiller.

Numériser les papiers d’identité et organiser ses déplacements

Attention à ne pas perdre vos papiers d’identité durant votre voyage d’affaires, car cela pourrait vous coûter très cher. En guise de solution, numérisez vos papiers et même votre permis de conduire. Vous pourrez stocker ces fichiers dans le cloud pour y accéder à tout moment dès lors que vous serez en ligne.

Plus important encore, pensez à organiser vos déplacements. Transports/hôtel/aéroport/taxi…. Notez les adresses des rendez-vous au préalable. Calez tous vos déplacements en amont pour éviter de stresser à la dernière minute.

Rester connecté

Il n’est pas possible de parler de voyage d’affaires sans internet ni téléphone. Aussi, prenez toutes les précautions. Il faut vérifier le forfait internet et mobile pour communiquer une fois dans le pays.

En fonction du pays, notez que vous pouvez aussi vous procurer un adaptateur de prise électrique. Dès lors, vous pourrez charger les batteries des outils de communication. Votre supérieur hiérarchique pourra vous joindre en toutes circonstances.

Cependant, une fois que vous avez fini de travailler, pensez à vous déconnecter pour vous reposer. Cela est fondamental pour rester au top. Accordez-vous une petite sieste pour ne pas vous perdre lorsque les rendez-vous s’enchaînent en plus des heures de travail quotidiennes.

Les documents de présentation de l’entreprise

Ainsi que précisé, n’oubliez pas d’amener des cartes de visite avec vous. Elles doivent être traduites dans la langue du pays de destination. De même, amenez des flyers et des plaquettes pour présenter votre organisation.

Ces documents imprimés digitaux auront un rôle important dans le cadre des négociations commerciales. Aux USA ou en Asie, l’absence de cartes de visite pourrait ruiner le contact professionnel. Fort heureusement, vous pourrez demander à vos collègues de vous les envoyer. Néanmoins, cela constitue déjà une perte de temps. D’où l’importance capitale de la préparation.